Digitalizacija podjetja: kdaj Excel ni več dovolj in kako preiti na aplikacijo

Kje so slovenska podjetja pri digitalizaciji

Po podatkih Eurostata za leto 2025 uporablja ERP sistem za izmenjavo podatkov med oddelki 27,7 % slovenskih podjetij z 10 do 49 zaposlenimi, povprečje EU pa je 41,1 %. Pri srednjih podjetjih je razlika majhna (66,9 % proti 69,9 %), velika slovenska podjetja pa so nad povprečjem EU (97,1 % proti 88,7 %).

Podobno je pri CRM sistemih: uporablja jih 18,0 % slovenskih malih podjetij, v EU 24,7 %. Zaostanek je torej pri malih podjetjih, kjer veliko procesov še vedno teče v Excelu in e-pošti. To ni nujno slabo. Excel je odlično orodje, dokler ga uporablja ena oseba za en namen. Težave se začnejo, ko postane skupna baza podatkov za celo podjetje.

Znaki, da Excel ni več dovolj

Prehod se splača, ko prepoznate več teh znakov:

• Več ljudi ureja isto datoteko in nihče ni prepričan, katera verzija je zadnja (»naročila_final_v3_popravljeno.xlsx«).
• Isti podatek se vnaša večkrat: iz e-pošte v Excel, iz Excela v računovodski program, nato še v poročilo.
• Ni sledi, kdo je kaj spremenil. Napačna številka v celici se odkrije šele, ko je posledica že pri stranki.
• Vsi vidijo vse. Tabela s cenami, plačami ali podatki strank nima dovoljenj po vlogah.
• Proces stoji, ko je ključna oseba odsotna, ker samo ona ve, kako tabela deluje.
• Datoteka je počasna ali se kvari, ker ima deset tisoč vrstic in povezave na druge datoteke.

Če se težava nanaša predvsem na mesečna poročila, je rešitev pogosto avtomatizacija poročanja, ne nova aplikacija. To opisujemo v članku kako avtomatizirati poročanje brez ročnega Excela.

Kateri proces digitalizirati najprej

Najpogostejša napaka je poskus, da bi digitalizirali vse naenkrat. Izberite en proces po teh merilih:

1. Pogostost. Proces, ki teče vsak dan (naročila, delovni nalogi, rezervacije), prinese več kot tisti, ki teče enkrat na mesec.
2. Število ljudi. Več ko je vpletenih oseb in oddelkov, več časa se izgubi pri predajanju podatkov.
3. Strošek napake. Napačna količina v naročilu ali zgrešen rok pri servisu stane več kot napaka v interni evidenci.
4. Jasnost. Proces, ki ga znate opisati v korakih, je lažje digitalizirati. Če ga ne znate, ga najprej uredite na papirju.

Pri malih podjetjih je prvi kandidat pogosto sprejem in obdelava naročil ali delovnih nalogov. Pri veleprodaji je to pogosto B2B portal za naročanje.

Tri poti: gotov program, orodje brez programiranja ali aplikacija po meri

Ni ene prave poti. Izbira je odvisna od tega, kako standarden je vaš proces:

Pogosto je rešitev kombinacija: računovodstvo in zaloge ostanejo v gotovem programu, specifičen proces pa pokrije aplikacija po meri, ki se z njim poveže. Kdaj se odločiti za katero, smo podrobneje opisali v člankih ERP po meri ali Pantheon in Odoo in CRM po meri ali HubSpot in Pipedrive.

Kako poteka prehod iz Excela v aplikacijo

Prehod naj ne bo en dan, ko Excel izklopite in vsi začnejo delati drugače. Potek, ki se v praksi obnese:

1. Popis procesa, kot je danes. Kdo vnese kaj, kam gre podatek naprej, kje se zatakne. Popisati je treba tudi obvoze, ki jih nihče ne prizna.
2. Čiščenje podatkov. Podvojene stranke, različno zapisane šifre, prazni stolpci. To je pogosto največ dela in ga ne preskočite.
3. Prva verzija za en proces z uvozom očiščenih podatkov iz Excela.
4. Vzporedno delovanje nekaj tednov, ko ekipa dela v aplikaciji, Excel pa ostane za preverjanje.
5. Izklop Excela za ta proces in prehod na naslednjega.

Excel pri tem ne izgine. Ostane za analize in izvoze, le vir podatkov ni več. Koliko stane in koliko časa traja aplikacija za en proces, smo izračunali v članku koliko stane izdelava aplikacije.

Napake, ki digitalizacijo upočasnijo

Iste napake se ponavljajo ne glede na velikost podjetja:

• Digitalizacija slabega procesa. Če je proces zmeden na papirju, bo zmeden tudi v aplikaciji, le hitreje.
• Ekipa ni vključena. Ljudje, ki bodo sistem uporabljali vsak dan, morajo sodelovati pri popisu in preizkusu prve verzije.
• Preveč funkcij v prvi verziji. Vsaka dodatna funkcija podaljša rok in odloži dan, ko začnete prihranjevati čas.
• Ni lastnika. Nekdo v podjetju mora biti odgovoren za sistem, podatke in nadaljnje izboljšave.

Zaključek

Digitalizacija se ne začne z izbiro programa, ampak z vprašanjem, kateri proces vam danes vzame največ časa in povzroča največ napak. Ko ga poznate, je izbira med gotovim programom, orodjem brez programiranja in aplikacijo po meri precej lažja. Če nam opišete ta proces in tabele, ki jih uporabljate zanj, vam povemo, katera pot je smiselna. Več na strani razvoj aplikacij po meri.