Za večino manjših prodajnih ekip s klasičnim prodajnim lijakom je HubSpot ali Pipedrive hitrejša in cenejša izbira kot CRM po meri. CRM po meri se splača, ko vaš proces ne ustreza prodajnemu lijaku, ko morate sistem tesno povezati z ERP-jem, računovodstvom ali proizvodnjo, ali ko licence na uporabnika pri večji ekipi letno stanejo več kot razvoj in vzdrževanje lastnega sistema.
Odločitev torej ni tehnična, ampak poslovna. Spodaj so cene obeh orodij na uporabnika, kaj to pomeni pri 5, 10 in 25 uporabnikih, znaki, da gotov CRM ne bo več dovolj, in vmesna pot, ki je v praksi pogosto najboljša.
Koliko stanejo HubSpot in Pipedrive?
Oba plačujete mesečno za vsakega uporabnika. Pri letni vezavi stane Pipedrive od 14 € (Lite) do 79 € (Ultimate) na uporabnika na mesec, HubSpot Sales Hub pa od 7 $ (Starter) do 150 $ (Enterprise). Za resno prodajno ekipo sta najpogosteje izbrana srednja paketa: Pipedrive Growth in HubSpot Professional.
| Paket | Letna vezava | Mesečno plačilo | Opomba |
|---|---|---|---|
| Pipedrive Lite | 14 € | 24 € | osnovni prodajni lijak |
| Pipedrive Growth | 39 € | 49 € | avtomatizacije, e-pošta |
| Pipedrive Ultimate | 79 € | 99 € | najmanj omejitev |
| HubSpot Sales Hub Starter | 7 $ | 20 $ | trenutno znižana cena |
| HubSpot Sales Hub Professional | 90 $ | 100 $ | + 1.500 $ enkratnega uvajanja |
| HubSpot Sales Hub Enterprise | 150 $ | – | + 3.500 $ enkratnega uvajanja |
Pri 10 uporabnikih je to 4.680 € na leto za Pipedrive Growth ali 10.800 $ za HubSpot Professional, v treh letih torej 14.040 € oziroma 33.900 $ z uvajanjem. Ta znesek ni razlog proti gotovemu CRM-ju. Je pa številka, s katero primerjate ponudbo za razvoj po meri, ki je pri srednje zahtevnem sistemu po našem izračunu cene aplikacije med 25.000 in 82.000 € enkratno, z gostovanjem in vzdrževanjem posebej.
Kdaj je HubSpot ali Pipedrive boljša izbira
Gotov CRM izberite, ko velja večina od tega:
- Prodajate na klasičen način: povpraševanje, ponudba, pogajanje, posel. Prodajni lijak je točno to, kar orodje zna najbolje.
- Ekipa ima do približno 10 prodajnikov in se v naslednjih letih ne bo hitro večala.
- Potrebujete ga ta mesec, ne čez dva. Gotov CRM uvedete v nekaj dneh, razvoj po meri traja tedne do mesece.
- Povezave, ki jih rabite, že obstajajo: Gmail, Outlook, koledar, Mailchimp, spletni obrazci.
- Nimate jasne slike, kaj točno potrebujete. Leto uporabe gotovega orodja vam pove več kot katerakoli specifikacija.
To ni tolažilna nagrada. Če vaš proces ustreza orodju, je gotov CRM boljša investicija, ker plačujete razvoj, ki ga je že opravil nekdo drug.
Kdaj se splača CRM po meri
Razvoj po meri ima smisel, ko gotov CRM začnete obvozovati. Tipični znaki so:
- Vaš proces ni prodajni lijak. Servisni nalogi, projekti s fazami, naročila s statusi dobave, rezervacije terminov, pogodbe z obnovami. CRM jih prenese le kot »posle« z obvozi.
- Podatki živijo drugje. Stranka, naročilo in račun so v ERP-ju, Minimaxu ali proizvodnem sistemu, CRM pa pozna samo kontakt. Ekipa prepisuje podatke med sistemi.
- Licence rastejo hitreje kot podjetje. Ko CRM potrebujejo tudi skladišče, servis in vodje projektov, plačujete sedež za vsakogar, tudi za tiste, ki sistem le pregledujejo.
- Potrebujete portal za stranke ali partnerje, kjer vidijo svoja naročila in dokumente. To je pri gotovih CRM-jih dodaten, drag modul ali pa ga ni.
- Podatki morajo ostati pod vašim nadzorom, na primer zaradi pogodb z naročniki ali notranjih pravil.
Pri CRM-ju po meri sistem zgradimo okoli vašega toka dela, ne obratno. Kaj vse vpliva na obseg in ceno, opisujemo na strani razvoj aplikacij po meri.
Vmesna pot: gotov CRM in integracija po meri
Pogosto ni treba zamenjati CRM-ja, ampak ga povezati. HubSpot in Pipedrive imata dokumentiran API, zato lahko po meri razvijete samo manjkajoči del: povezavo z računovodstvom, samodejno ustvarjanje ponudb, prenos naročil v ERP ali poročilo, ki ga orodje ne zna.
Tako obdržite hitro uvedbo in preverjeno orodje za prodajnike, razvoj pa plačate samo za del, ki je res specifičen za vaše podjetje. Primere takih povezav opisujemo pri avtomatizaciji poslovnih procesov. Kdaj je bolje zgraditi celoten sistem, smo za spletne rešitve opisali v primerjavi aplikacija po meri ali WordPress, kjer velja ista logika.
Kako se odločiti: pet vprašanj
Pred pogovorom z izvajalcem si odgovorite na tole:
- Koliko ljudi bo sistem uporabljalo čez tri leta, ne danes?
- Ali vaš glavni proces opišete kot prodajni lijak? Če ne, kako ga opišete?
- S katerimi sistemi mora biti CRM povezan in kdo danes ročno prenaša podatke med njimi?
- Koliko ur na teden ekipa porabi za obvoze, prepisovanje in Excel ob CRM-ju?
- Kaj se zgodi, če ponudnik orodja spremeni ceno ali ukine funkcijo, na katero se zanašate?
Če so odgovori »malo uporabnikov, klasična prodaja, brez posebnih povezav«, izberite gotov CRM. Če se ponavljajo »obvozi, prepisovanje in več oddelkov«, je čas za oceno razvoja po meri.
Zaključek
Ne izbirajte med »gotovim« in »po meri« na pamet. Izračunajte strošek licenc za število uporabnikov čez tri leta, ga primerjajte z oceno razvoja in preverite, koliko časa ekipa izgubi z obvozi. Če nam opišete svoj proces in sisteme, ki jih uporabljate, vam povemo, katera pot je smiselna, tudi če to ni razvoj po meri. Več na strani razvoj aplikacij po meri.
Pogosta vprašanja
Koliko stane CRM po meri?
Srednje zahtevna poslovna aplikacija stane po našem izračunu pri slovenskih urnih postavkah 25.000–82.000 € enkratno, z gostovanjem in vzdrževanjem posebej. Natančna cena je odvisna od števila procesov, uporabniških vlog in povezav z drugimi sistemi.
Kateri je cenejši, HubSpot ali Pipedrive?
Pri primerljivih paketih je Pipedrive cenejši: Growth stane 39 € na uporabnika na mesec pri letni vezavi, HubSpot Sales Hub Professional 90 $ in še 1.500 $ enkratnega uvajanja. HubSpot pa ponuja več marketinških in servisnih funkcij v istem sistemu.
Ali lahko HubSpot ali Pipedrive povežem z računovodstvom ali ERP-jem?
Da, oba imata API. Kadar gotove povezave za vaš sistem ni, jo je mogoče razviti po meri, kar je pogosto cenejše od razvoja celotnega CRM-ja.
Koliko časa traja razvoj CRM-ja po meri?
Enostavnejši MVP običajno 4–8 tednov, celovitejši sistem z več povezavami več mesecev. Gotov CRM uvedete v nekaj dneh.