E-računi 2028: kaj morajo narediti podjetja, s.p. in spletne trgovine

Kaj se spremeni 1. januarja 2028

Državni zbor je oktobra 2025 sprejel Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED). Veljati je začel 6. decembra 2025, uporabljati pa se začne v dveh korakih: pravila za ponudnike e-poti od 1. aprila 2027, obveznost za vsa podjetja od 1. januarja 2028.

V praksi to pomeni štiri spremembe:

• Papirnati in PDF računi med podjetji odpadejo. Račun, natisnjen v PDF in poslan po e-pošti, ni e-račun.
• E-račune morate tudi prejemati. Dobavitelj vam po 1. 1. 2028 ne sme več poslati PDF-ja, zato potrebujete pot, po kateri e-račun prispe do vas.
• E-pošta ni dovoljena pot. Zakon dovoli izmenjavo prek ponudnikov e-poti, omrežja PEPPOL, neposredne izmenjave ali brezplačne aplikacije FURS (9. in 11. člen).
• Davčno potrjevanje gotovinskih računov ostaja enako. ZIERDED ne spreminja zakona o davčnem potrjevanju računov in ne uvaja poročanja izmenjanih e-računov FURS-u.

Kdo mora pošiljati e-račune in kdo ne

Obveznost velja za vse subjekte iz Poslovnega registra Slovenije in za samostojne podjetnike, ne glede na velikost ali število računov. Ni praga, pod katerim bi bil s.p. izvzet.

Izjema velja tudi za množične dokumente finančnih storitev, ki so oproščene DDV in se izdajajo namesto računa, na primer bančne izpiske in obvestila (3. člen). Za običajno podjetje to izjemo ne pride v poštev.

Kaj je e-račun in kaj ni

E-račun ni dokument za branje, ampak podatki: XML datoteka, v kateri so izdajatelj, prejemnik, postavke, zneski, DDV in rok plačila zapisani v natančno določenih poljih. Prejemnikov program jih prebere sam, brez prepisovanja.

Zakon dovoli tri formate (5. člen): nacionalni standard e-SLOG, sintakse po evropskem standardu, ki jih določi Evropska komisija (v praksi tudi PEPPOL), in druge mednarodne standarde, če se o njih stranki pogodbeno dogovorita.

Štirje načini pošiljanja e-računov

Za večino podjetij je odločitev preprosta: uporabite pot, ki jo že podpira vaš računovodski program. Kljub temu je dobro vedeti, kaj je na voljo:

Brezplačna aplikacija je primerna, če izdate nekaj računov na mesec in jih pišete ročno. Ko račune izdaja drug sistem (trgovina, CRM, aplikacija), ročno pretipkavanje v aplikacijo ni rešitev, ampak nov vir napak.

Prejemanje e-računov: del, ki ga podjetja spregledajo

Večina pripravljanja se osredotoča na pošiljanje. A tudi podjetje, ki izda deset računov na leto, od dobaviteljev prejme na stotine: elektrika, telefon, material, programska oprema, gorivo. Po 1. 1. 2028 vsi ti računi prispejo kot e-računi, in nekdo jih mora sprejeti, potrditi in poknjižiti.

Do konca leta 2027 zato določite:

• Kam prispejo e-računi. V računovodski program prek ponudnika e-poti ali v aplikacijo FURS. Ponudniki morajo voditi sezname svojih prejemnikov (16. člen), da vas dobavitelj najde.
• Kdo jih potrjuje. Če danes PDF-je posredujete računovodji po e-pošti, se ta korak spremeni. Dogovorite se, ali bo e-račune prejemal vaš računovodski servis ali vi.
• Kako jih hranite. Izdajatelji in prejemniki e-račune hranijo po predpisih o DDV in računovodstvu (18. člen). Račune po ZDDV-1 hranite deset let.

Dobra stran: e-račun dobavitelja se lahko sam uvozi in poveže z naročilnico. Ročno prepisovanje prejetih računov, ki v manjših podjetjih vzame ure na mesec, s tem odpade.

Kaj narediti glede na to, kako danes izdajate račune

Najprej popišite vsa mesta, kjer v podjetju nastajajo računi. Pogosto jih je več, kot mislite: računovodski program za storitve, spletna trgovina za izdelke, CRM za naročnine, Excel za izjeme. Vsako mesto potrebuje svojo rešitev.

E-računi v spletni trgovini

Spletna trgovina, ki prodaja samo potrošnikom, se lahko pomiri. Računi potrošnikom niso obvezno e-računi in jih lahko še naprej pošiljate kot PDF po e-pošti. Če pa želite potrošniku poslati pravi e-račun, potrebujete njegovo izrecno predhodno soglasje, potrošnik pa lahko kadar koli zahteva papirnat račun (8. člen). Za kršitev teh pravil zakon predvideva ločene globe.

Težava nastane pri trgovinah, ki prodajajo tudi podjetjem. Kupec v WooCommerce ali Shopify vpiše ime podjetja in davčno številko, trgovina pa mu, kot vsem ostalim, pošlje PDF. Po 1. 1. 2028 to ni več pravilno. Trgovina mora za ta naročila izdati e-račun. Možne so tri rešitve:

1. Naročila se prenašajo v računovodski program, ki izda račun in ga kot e-račun pošlje podjetjem, potrošnikom pa kot PDF. To je najčistejša rešitev, če trgovina in računovodstvo že nista povezana, pa jo je smiselno urediti zdaj. Kako se taka povezava naredi, piše v članku API integracije.
2. Trgovina se poveže neposredno s ponudnikom e-poti prek vtičnika ali API-ja. Preverite, ali vtičnik zna ločiti B2B in B2C naročila in ali bo ponudnik do 1. 10. 2027 na seznamu UJP.
3. B2B naročila se računajo ročno v računovodskem programu. Deluje pri nekaj podjetniških naročilih na mesec, pri več pa postane ozko grlo.

Pri vseh treh potrebuje blagajna polje »nakup za podjetje« z davčno številko in jasno pravilo, kdaj se izda e-račun. Brez tega trgovina ne ve, kateri kupec je podjetje. Če prenavljate ali gradite trgovino, to vključite v zahteve; koliko stane trgovina z integracijami, piše v članku koliko stane spletna trgovina.

E-računi iz CRM-ja ali aplikacije po meri

Če račune izdaja vaš CRM, sistem za naročnine, rezervacijski sistem ali interna aplikacija, imate dve poti. Prva je, da sistem račune še naprej pripravi, izdajo pa prenesete v računovodski program, ki jih pošlje kot e-račune. Tako imate en vir izdanih računov in eno mesto, kjer se obravnava DDV. Druga je neposredna integracija s ponudnikom e-poti prek API-ja, kar je smiselno pri velikem številu računov ali posebnih pravilih.

Pri obeh preverite, ali vaš sistem hrani vse podatke, ki jih e-račun zahteva v strukturirani obliki: davčno številko kupca, ločene postavke, stopnje DDV, sklic in rok plačila. Sistemi, ki račun sestavijo kot prosto besedilo za PDF, teh podatkov pogosto nimajo ločeno. Ocena cene integracije je v članku API integracije, kjer enosmerna povezava stane po naši oceni 1.200–5.800 €.

Globe za neizpolnjevanje

Zakon določa globe za izdajo računov mimo dovoljenih poti in za kršitve pravil pri potrošnikih (24. in 25. člen):

Globa ni največji strošek. Večji je partner, ki po 1. 1. 2028 vašega PDF-ja ne bo mogel poknjižiti in ga ne bo plačal, dokler ne prejme pravilnega e-računa.

Časovni načrt priprave

Do roka je dobro leto. Dovolj, če začnete zdaj, premalo, če čakate na jesen 2027, ko bodo ponudniki in razvijalci zasedeni:

1. Do konca leta 2026: popišite vsa mesta, kjer nastajajo izdani računi, in vse dobavitelje, od katerih jih prejemate.
2. Prvo četrtletje 2027: izberite pot za vsako mesto (računovodski program, ponudnik e-poti, aplikacija FURS) in se dogovorite z računovodskim servisom.
3. Do poletja 2027: naročite integracije za spletno trgovino, CRM ali aplikacijo. Pri ponudnikih preverite, ali se bodo uvrstili na seznam UJP.
4. Oktober 2027: UJP objavi seznam ponudnikov e-poti. Preverite, da je vaš ponudnik na njem.
5. November in december 2027: testno pošljite in prejmite e-račun z enim ali dvema partnerjema.
6. 1. januar 2028: med podjetji samo še e-računi.

Kaj prinese e-račun poleg obveznosti

Po podatkih vlade je leta 2022 e-račune pošiljalo približno 60 % podjetij z vsaj desetimi zaposlenimi (57 % malih, 74 % srednjih in 86 % velikih). Proračunski uporabniki so leta 2015 izdali okoli 461.000 e-računov, leta 2024 pa skoraj 2,2 milijona. Za veliko podjetij se torej spremeni manj, kot se zdi.

Podjetja, ki prehod izkoristijo, ne le izpolnijo obveznost, ampak odpravijo ročni vnos: prejeti e-računi se uvozijo sami, izdani nastanejo iz naročila brez prepisovanja, plačila se zapirajo samodejno. Ker zakon določa tudi standarde za e-naročilnice in e-dobavnice (njihova uporaba ni obvezna), je to dober trenutek, da pregledate še, kako izmenjujete naročila. Primere takih tokov opisujemo na strani avtomatizacija poslovnih procesov.

Kontrolni seznam za e-račune 2028

Seznam za podjetje ali s.p., ki se pripravlja na 1. januar 2028.

• Popisana so vsa mesta, kjer nastajajo izdani računi (program, trgovina, CRM, Excel).
• Za vsako mesto je izbrana pot: računovodski program, ponudnik e-poti, PEPPOL ali aplikacija FURS.
• Ponudnik e-poti bo na seznamu UJP (objava 1. 10. 2027).
• Urejeno je prejemanje e-računov in dogovor z računovodskim servisom.
• Spletna trgovina loči nakupe podjetij (davčna številka) od nakupov potrošnikov.
• B2B naročila iz trgovine ali CRM-ja se izdajo kot e-računi brez ročnega pretipkavanja.
• Sistemi hranijo davčno številko, postavke, stopnje DDV in sklic kot ločene podatke.
• Potrošnikom se e-račun pošlje le z izrecnim soglasjem; papirnat račun na zahtevo je mogoč.
• Hramba izdanih in prejetih e-računov je urejena po predpisih o DDV.
• Do decembra 2027 je opravljen testni e-račun z vsaj enim partnerjem.

Zaključek

Za podjetje, ki račune izdaja v računovodskem programu, so e-računi predvsem nastavitev pri ponudniku. Kjer računi nastajajo v spletni trgovini, CRM-ju ali lastni aplikaciji, pa je treba povezavo načrtovati, preden bodo ob koncu leta 2027 vsi iskali izvajalce hkrati. Pošljite nam, kje vam danes nastajajo računi in katere programe uporabljate, pa vam povemo, katera pot je za vas najenostavnejša in koliko bi stala povezava. Več na strani avtomatizacija poslovnih procesov.